Si vous déposez pour la première fois
Lorsque vous déposez pour la première fois sur HAL-SHS vous devez vous enregistrer :

• Cliquez sur l'onglet déposer/s'inscrire
• Renseigner les champs obligatoires (ils sont précédés d'une flêche orange) puis cliquer sur "créer" en bas de page Si vous laissez cocher la case "M'associer comme auteur par défaut", lors des dépôts de vos documents, le champ "auteur" sera pré-renseigné.

Une fenêtre Windows apparaît pour vous confirmer que votre compte a été créé. Vous allez recevoir automatiquement un e-mail de confirmation qui contient un lien surlequel il vous faudra cliquer pour activer votre compte.

Si vous êtes déjà inscrit
Vous devez vous identifier sur la page d'accueil de HAL-SHS :

• Cliquer sur l'onglet déposer/s'identifier ou directement sur [s'authentifier] placé sur la page d'accueil en haut à droite.
• Taper l'identifiant et le mot de passe que vous avez choisis lors de votre inscription.

Vous accédez alors à votre espace personnel (onglet "Mon espace" )

AVANT publication

L'auteur reste détenteur des droits sur son texte

APRES publication

1.Sauf interdiction explicitement précisée dans le contrat, l'auteur a le droit de diffuser son document dans une archive institutionnelle électronique.

2.En cas de clause explicite autorisant l'exploitation électronique du document par l'éditeur : l'auteur doit demander l'autorisation de dépôt à l'éditeur.

APRES publication SANS contrat

L'auteur a le droit de diffuser son document

Via l'onglet déposer vous aurez le choix de déposer :

• un document en texte intégral publié
  

• un document en texte intégral non publié.

Le type de publication

Via l'onglet "déposer/un document en texte intégral publié" vous avez accès au choix entre 15 types de publication :

Attention le choix du type de publication est important car il conditionne les champs que vous aurez à renseigner ensuite.

• Article dans des revues scientifiques avec comité de lecture - internationales
• Article dans des revues scientifiques avec comité de lecture - nationales
• Article dans des revues scientifiques sans comité de lecture
• Article de revues de vulgarisation de haut ou bon niveau avec comité de lecture
• Ouvrage de recherche
• Ouvrage de vulgarisation
• Direction d’ouvrage
• Chapitre d'ouvrage
• Communication avec actes - conférences internationales
• Communication avec actes – conférences nationales
• Communication sans actes
• Conférences invitées, participation à séminaire fermé
• Autres écrits (rapport, « working paper », etc.)
• Information et culture scientifique
• Valorisation

Vous devez obligatoirement renseigner les champs précédés de la flèche orange pour passer à l’étape suivante.

Le champ "Année de rédaction" :

Remplissez ce champ seulement si vous ne voulez pas que votre document rentre dans les systèmes d'alertes : certains utilisateurs de HAL-SHS recoivent un mail dès qu'un document est déposé dans telle ou telle discipline. Si vous considérez votre document comme ancien et que vous ne voulez pas que les utilisateurs soient informés de votre dépôt, remplissez ce champ.

Le champ « Résumé » :

Possibilité d’écrire le résumé en plusieurs langues : vous devez privilégier la langue du document.

Le champ « Discipline» :

Possibilité de faire du postage croisé (crosspostage) de votre document, c'est-à-dire lui attribuer plusieurs « domaines », par exemple Histoire de l’art et Histoire culturelle.
Possibilité de poster votre document dans d'autres diciplines que les disciplines SHS, par exemple vous pouvez déposer en Histoire et en mathématiques.

Le champ « Mots-clés » :

Possibilité d’indexer librement votre document afin qu’il soit plus facilement retrouvé lors de la Recherche. Comme pour le résumé vous devez obligatoirement indexer en français, l'anglais est fortement conseillé. Si vous le souhaitez vous pouvez indexer dans une troisième langue (langue à spécifier).

A cette étape vous devez indiquer le ou les auteurs du document. La page est divisée en deux zones :

Zone « Auteur »:
Votre nom apparaît par défaut si vous l’avez spécifié lors de votre inscription. Si vous n’êtes pas l’auteur du document à déposer, décocher la case qui précède votre nom.

S’il y a plusieurs auteurs, deux possibilités :

Ajouter les auteurs un par un en cliquant sur « ajouter »;
Ajouter plus d’un auteur à partir d'un copier-coller en cliquant sur le bouton « ajouter une liste d’auteur ».

Zone « Laboratoire »:
Vous pouvez maintenant ajouter les laboratoires auxquels appartiennent les auteurs :

Vérifier l’existence de votre laboratoire dans la liste de HAL-SHS en cliquant sur le bouton « Ajouter un laboratoire pré-renseigné » et sélectionner le laboratoire, puis cliquer sur « Ajouter » en bas de la liste.
Sinon et seulement dans ce cas sortir de la liste et cliquer sur « Ajouter » pour créer un laboratoire. Renseigner les champs obligatoires.
Associer les auteurs aux laboratoires en sélectionnant le ou les auteurs et le laboratoire auquel ils sont associés, puis cliquez sur « Associer les éléments sélectionnés ». Vous pouvez par exemple sélectionner plusieurs auteurs et un seul laboratoire s’ils appartiennent tous au même laboratoire.
Si vous avez fait une erreur d’association, cliquez sur le numéro qui suit le nom de l’auteur pour supprimer ce lien.

Indiquer le format de votre document ainsi que le chemin indiquant son emplacement sur votre poste informatique local.

Nous vous recommandons vivement pour éviter les problèmes de compatibilité de versions de choisir les formats PDF et HTML. Si vous déposez des documents en Word, en RTF, ou .ps, des versions PDF seront générées automatiquement.

Avant de cliquer sur « transférer », vérifier que vos fichiers ne sont pas infectés par un virus.

La page Récapitulation reprend toutes les données relatives aux auteurs et aux documents déposés. Elle permet de visionner la référence bibliographique reconstituée à partir de vos données, telle qu’elle se présentera dans HAL-SHS.

A cette étape, vous avez encore la possibilité de revenir en arrière et de modifier les informations en cliquant sur « étape précédente ». Vous pouvez choisir de différer votre dépôt jusqu'à 2 ans.

Lorsque vous avez vérifié les données, cliquez sur « Déposer ». Vous pouvez différer votre dépôt à l'aide du menu déroulant "Mettre en ligne le dépôt".

Attention une fois le document déposé, il ne vous sera plus possible de retirer le document du serveur HAL-SHS.

Vous pouvez aussi choisir ici de rendre votre document public ou non, ou de retarder sa mise en ligne en sélectionnant une valeur dans le menu déroulant
« Mettre en ligne le fichier de ce dépôt : »
et en choisissant par exemple « non, document non public » ou « dans 15 jours ». Par défaut, la valeur choisie est « immédiatement ».

Lorsque vous avez vérifié les données, cliquez sur « Déposer ».

Avant d’être visible votre document sera soumis à un vérificateur qui validera la conformité du dépôt avant sa mise en ligne. Vous recevrez un e-mail pour vous informer de l’état de votre dépôt.

Les metadonnées ou la description du document

Vous devez obligatoirement renseigner les champs précédés de la flèche orange pour passer à l’étape suivante.

Le champ "Année de rédaction" :

Remplissez ce champ seulement si vous ne voulez pas que votre document rentre dans les systèmes d'alertes : certains utilisateurs de HAL-SHS recoivent un mail dès qu'un document est déposé dans telle ou telle discipline. Si vous considérez votre document comme ancien et que vous ne voulez pas que les utilisateurs soient informés de votre dépôt, remplissez ce champ.

Le champ « Résumé » :

Possibilité d’écrire le résumé en plusieurs langues : vous devez privilégier la langue du document.

Le champ « Discipline» :

Possibilité de faire du postage croisé (crosspostage) de votre document, c'est-à-dire lui attribuer plusieurs « domaines », par exemple Histoire de l’art et Histoire culturelle.
Possibilité de poster votre document dans d'autres diciplines que les disciplines SHS, par exemple vous pouvez déposer en Histoire et en mathématiques.

Le champ « Mots-clés » :

Possibilité d’indexer librement votre document afin qu’il soit plus facilement retrouvé lors de la Recherche. Comme pour le résumé vous devez obligatoirement indexer en français, l'anglais est fortement conseillé. Si vous le souhaitez vous pouvez indexer dans une troisième langue (langue à spécifier).

Cliquez sur "ajouter les références bibliographiques" si c'est un document publié.

Les auteurs du document

A cette étape vous devez indiquer le ou les auteurs du document. La page est divisée en deux zones :

Zone « Auteur »:
Votre nom apparaît par défaut si vous l’avez spécifié lors de votre inscription. Si vous n’êtes pas l’auteur du document à déposer, décocher la case qui précède votre nom.

S’il y a plusieurs auteurs, deux possibilités :

Ajouter les auteurs un par un en cliquant sur « ajouter »;
Ajouter plus d’un auteur à partir d'un copier-coller en cliquant sur le bouton « ajouter une liste d’auteur ».

Zone « Laboratoire »:
Vous pouvez maintenant ajouter les laboratoires auxquels appartiennent les auteurs :

Vérifier l’existence de votre laboratoire dans la liste de HAL-SHS en cliquant sur le bouton « Ajouter un laboratoire pré-renseigné » et sélectionner le laboratoire, puis cliquer sur « Ajouter » en bas de la liste.
Sinon et seulement dans ce cas sortir de la liste et cliquer sur « Ajouter » pour créer un laboratoire. Renseigner les champs obligatoires.
Associer les auteurs aux laboratoires en sélectionnant le ou les auteurs et le laboratoire auquel ils sont associés, puis cliquez sur « Associer les éléments sélectionnés ». Vous pouvez par exemple sélectionner plusieurs auteurs et un seul laboratoire s’ils appartiennent tous au même laboratoire.
Si vous avez fait une erreur d’association, cliquez sur le numéro qui suit le nom de l’auteur pour supprimer ce lien.

Indiquer le format de votre document ainsi que le chemin indiquant son emplacement sur votre poste informatique local.

Nous vous recommandons vivement pour éviter les problèmes de compatibilité de versions de choisir les formats PDF et HTML. Si vous déposez des documents en Word, en RTF, ou .ps, des versions PDF seront générées automatiquement.

Avant de cliquer sur « transférer », vérifier que vos fichiers ne sont pas infectés par un virus.

La récapitulation des données

La page Récapitulation reprend toutes les données relatives aux auteurs et aux documents déposés. Elle permet de visionner la référence bibliographique reconstituée à partir de vos données, telle qu’elle se présentera dans HAL-SHS.

A cette étape, vous avez encore la possibilité de revenir en arrière et de modifier les informations en cliquant sur « étape précédente ». Vous pouvez choisir de différer votre dépôt jusqu'à 2 ans.

Lorsque vous avez vérifié les données, cliquez sur « Déposer ». Vous pouvez différer votre dépôt à l'aide du menu déroulant "Mettre en ligne le dépôt".

Attention une fois le document déposé, il ne vous sera plus possible de retirer le document du serveur HAL-SHS.

Vous pouvez aussi choisir ici de rendre votre document public ou non, ou de retarder sa mise en ligne en sélectionnant une valeur dans le menu déroulant
« Mettre en ligne le fichier de ce dépôt : »
et en choisissant par exemple « non, document non public » ou « dans 15 jours ». Par défaut, la valeur choisie est « immédiatement ».

Lorsque vous avez vérifié les données, cliquez sur « Déposer ».

Avant d’être visible votre document sera soumis à un vérificateur qui validera la conformité du dépôt avant sa mise en ligne. Vous recevrez un e-mail pour vous informer de l’état de votre dépôt.

Le type de publication

Via l'onglet "déposer/une notice bibliographique seule" vous avez accès au choix entre 15 types de publication :

Attention le choix du type de publication est important car il conditionne les champs que vous aurez à renseigner ensuite.

• Article dans des revues scientifiques avec comité de lecture - internationales
• Article dans des revues scientifiques avec comité de lecture - nationales
• Article dans des revues scientifiques sans comité de lecture
• Article de revues de vulgarisation de haut ou bon niveau avec comité de lecture
• Ouvrage de recherche
• Ouvrage de vulgarisation
• Direction d’ouvrage
• Chapitre d'ouvrage
• Communication avec actes - conférences internationales
• Communication avec actes – conférences nationales
• Communication sans actes
• Conférences invitées, participation à séminaire fermé
• Autres écrits (rapport, « working paper », etc.)
• Information et culture scientifique
• Valorisation
  

Les metadonnées ou la description du document

Vous devez obligatoirement renseigner les champs précédés de la flèche orange pour passer à l’étape suivante.

Le champ "Année de rédaction" :

Remplissez ce champ seulement si vous ne voulez pas que votre document rentre dans les systèmes d'alertes : certains utilisateurs de HAL-SHS recoivent un mail dès qu'un document est déposé dans telle ou telle discipline. Si vous considérez votre document comme ancien et que vous ne voulez pas que les utilisateurs soient informés de votre dépôt, remplissez ce champ.

Le champ « Résumé » :

Possibilité d’écrire le résumé en plusieurs langues : vous devez privilégier la langue du document.

Le champ « Discipline» :

Possibilité de faire du postage croisé (crosspostage) de votre document, c'est-à-dire lui attribuer plusieurs « domaines », par exemple Histoire de l’art et Histoire culturelle.
Possibilité de poster votre document dans d'autres diciplines que les disciplines SHS, par exemple vous pouvez déposer en Histoire et en mathématiques.

Le champ « Mots-clés » :

Possibilité d’indexer librement votre document afin qu’il soit plus facilement retrouvé lors de la Recherche. Comme pour le résumé vous devez obligatoirement indexer en français, l'anglais est fortement conseillé. Si vous le souhaitez vous pouvez indexer dans une troisième langue (langue à spécifier).

Les auteurs du document

A cette étape vous devez indiquer le ou les auteurs du document. La page est divisée en deux zones :

Zone « Auteur »:
Votre nom apparaît par défaut si vous l’avez spécifié lors de votre inscription. Si vous n’êtes pas l’auteur du document à déposer, décocher la case qui précède votre nom.

S’il y a plusieurs auteurs, deux possibilités :

Ajouter les auteurs un par un en cliquant sur « ajouter »;
Ajouter plus d’un auteur à partir d'un copier-coller en cliquant sur le bouton « ajouter une liste d’auteur ».

Zone « Laboratoire »:
Vous pouvez maintenant ajouter les laboratoires auxquels appartiennent les auteurs :

Vérifier l’existence de votre laboratoire dans la liste de HAL-SHS en cliquant sur le bouton « Ajouter un laboratoire pré-renseigné » et sélectionner le laboratoire, puis cliquer sur « Ajouter » en bas de la liste.

Sinon et seulement dans ce cas sortir de la liste et cliquer sur « Ajouter » pour créer un laboratoire. Renseigner les champs obligatoires.

Associer les auteurs aux laboratoires en sélectionnant le ou les auteurs et le laboratoire auquel ils sont associés, puis cliquez sur « Associer les éléments sélectionnés ». Vous pouvez par exemple sélectionner plusieurs auteurs et un seul laboratoire s’ils appartiennent tous au même laboratoire.

Si vous avez fait une erreur d’association, cliquez sur le numéro qui suit le nom de l’auteur pour supprimer ce lien.

La récapitulation des données

La page Récapitulation reprend toutes les données relatives aux auteurs et aux documents déposés. Elle permet de visionner la référence bibliographique reconstituée à partir de vos données, telle qu’elle se présentera dans HAL-SHS.

A cette étape, vous avez encore la possibilité de revenir en arrière et de modifier les informations en cliquant sur « étape précédente ».

Lorsque vous avez vérifié les données, cliquez sur « Déposer ». Vous pouvez différer votre dépôt à l'aide du menu déroulant "Mettre en ligne le dépôt".

Attention une fois le document déposé, il ne vous sera plus possible de retirer le document du serveur HAL-SHS.

Lorsque vous avez vérifié les données, cliquez sur « Déposer ».

Vous recevrez un e-mail pour vous informer de l’état de votre dépôt.

A partir de l’onglet « Rechercher » vous accédez à 3 types de recherche :

• Recherche simple
  Vous choisissez le champ sur lequel vous voulez effectuer votre recherche : titre, auteur, collaboration, année, nom du laboratoire, résumé, mots clés.

Vous pouvez choisir de trier vos résultats par date de publication ou de création, titre ou auteur. Attention la recherche simple ne permet pas de voir les notices bibliographiques seules

Attention la recherche simple ne permet pas de voir les notices bibliographiques seules.

• Recherche avancée
  Vous pouvez croiser plusieurs critères : la recherche peut porter à la fois sur le titre, les auteurs, la collaboration, l’année, le nom du laboratoire, le résumé, les mots clés.

Pour voir aussi les notices bibliographiques seules, cochez la case : « voir également les notices bibliographiques (liste de publication) »

• Accès par identifiant
  Lors du dépôt d'un document, un identifiant lui est attribué. Vous pouvez alors rechercher ce document par son numéro d’identification.

L’onglet « Parcourir» vous permet de consulter le contenu de l'archive selon des listes prédéterminées :

par domaine (depots en texte intégral seulement)
par collection
par date de rédaction
les 30 derniers dépôts (depots en texte intégral seulement)